Tilstede: Johnny, John, Jean-Paul, Ulrik og Ole

1. Konstituering
Formand: Jean-Paul Peronard (nr. 61)
Næstformand: Johnny Hansen (nr. 5)
Kasserer: Ole Fischer (nr. 51)
Sekretær: Ulrik Petersen (nr. 78)
Menigt bestyrelsesmedlem: John Andersen (nr. 27)

2. Økonomisk gennemgang
Jean-Paul har hentet bilag i banken tilbage fra 2004, hvor Peter blev kasserer.

Regnskabet for 2010 blev gennemgået, og der blev udvalgt et enkelt bilag til stikprøvekontrol, men der er umiddelbart intet, der tyder på at der er forsvundet penge fra hverken kasse eller konti.

Regnskabet for 2011 blev også gennemgået, og her var der intet der gav grund til nærmere undersøgelse, hvorfor ingen bilag blev udtaget til stikprøvekontrol.

Regnskab for årene før 2010 skal også kontrolleres.
Ole kontakter Peters kone, og spørger ind til papirer og hævekort i forbindelse med grundejerforeningen.
John kontakter Karin Gregersen, der var kasserer før Jean-Paul, for at høre om hun har nogle af de tidligere regnskaber og bilag liggende.
Jean-Paul og Ole gennemgår regnskaberne på et senere tidspunkt.

Ud over kontrol af regnskaberne snakkede vi også kort om restancer fra medlemmer.
Her var der åbenhed for, at vi benytter os af muligheden for at trække folk i fogedretten for at inddrive pengene. Dette er der iflg. nye regler på området, blevet åbnet for at man kan gøre for kr. 700,- pr. sag uden det er nødvendigt med advokater.

Fremadrettet vil vi have det lavet sådan, at der er 2 personer der har fuld adgang til foreningens konti, og resten af bestyrelsen skal have adgang til at kigge på foreningens konti.
Jean og Ole tager fat i banken i uge 26, og får overdraget adgangen til Ole, ligesom der bliver sat gang i at give resten af bestyrelsen adgang til at kigge på foreningens konti.

3. Sommerens aktiviteter
Sommerfest afventer at vi har snakket med kommunen om vedligeholdelse af de grønne områder, og kan evt. afholdes som afslutning på en arbejdsdag.
Det er også muligt, at lave det som en social begivenhed for at tiltrække flest muligt beboere, uden at "skræmme" dem med arbejde.

4. Vedligeholdelse af grønne områder
Ole har undersøgt, at kommunen har noget de kalder landsbypedeller.
Her kan man få et mindre beløb, mod at man selv vedligeholder sine omgivelser.
Ole vil gerne have, at vi tager fat i kommunen, og får afstemt dels, hvad vi kan forvente at de laver, samt hvor ofte. Der er enighed om at vedligeholdelsen af vores grønne områder er alt for ringe.
Jean tager fat i kommunen og ser, om vi kan få dem ud til et møde, og få afstemt forventningerne.
Herfra må vi så tage en beslutning om hvad vi vil gøre.

5. Træfældning
Ulrik udarbejder tilbudmateriale som vi beder 2 anlægsgartnere om at komme med tilbud på.
Der arbejdes på at fælde de sidste træer i vænge 5, samt alle træer i vænge 4.
For at holde udgifterne nede, vil man tage fat i beboerne for at få dem til at hjælpe med at skære træerne op, og køre dem væk. Der er muligvis også nogle beboere, der kunne være interesseret i noget af træet til brænde.
Når tilbuddene er kommet ind, tager bestyrelsen beslutning om, hvor meget der er økonomisk muligt, og lægger en slagplan for hvad der skal ske i hvilken rækkefølge.

6. Eventuelt

a. Forslag til generalforsamlingen.
Ole foreslog, at man kunne lave vedtægten vedr. indkaldelse til generalforsamling om, så der skal indkaldes mindst 1 måned før generalforsamlingen, og at man så har 14 dage til at indsende forslag. Umiddelbart herefter udsendes så den endelige dagsorden til generalforsamlingen.

Ulrik foreslog, at vi bare sendte en mail ud inden fristen for indsendelse af forslag til generalforsamlingen, hvor vi gør opmærksom på, at datoen for generalforsamlingen, samt at man skal huske at datoen for indsendelse af forslag. Herefter fremsender vi indkaldelsen ganske som vi plejer. Dette kan gøres uden at ændre vedtægterne.