Referat af bestyrelsesmøde d. 18/05-2011

Detaljer

Publiceret Fredag, 27 maj 2011 22:23

Tilstede: Peter Kristiansen, Jean-Paul de Cros Peronard, John Andersen og Ulrik Petersen.
Afbud: Johnny Hansen.

1. Generalforsamling:
Referatet er sendt til godkendelse hos formanden, der har rettet det til, men pga. tekniske problemer er det ikke kommet retur. Det bliver hurtigst muligt mailet til den nye sekretær, så det kan blive lagt på hjemmesiden.

2. Konstituering:
Bestyrelsen konstituerer sig som følger:

Formand: Peter Kristiansen (nr. 74)
Næstformand: Johnny Hansen (nr. 5)
Kasserer: Jean-Paul de Cros Peronard (nr. 61)
Sekretær: Ulrik Petersen (nr. 78)
Bestyrelsesmedlem: John Andersen (nr. 27)
Suppleant: Preben Hansen (nr. 23)
Revisor: Henning Axelsen (nr. 71)
Revisor Suppleant: Gunnar Andersen (nr. 50)

3. Grønne områder
Græsslåning: Der er ingen terminer, men græsset må ikke blive mere end 8cm højt – siger kommunen.
Peter lufter tanken om at indkøbe en havetraktor, men det er jo stadig kommunens opgave at slå græsset på de grønne områder
Vi afventer sæsonen ud, og så tager vi det op på generalforsamlingen, ligesom det også skal gennemtænkes, hvor den kan stå.

Læbælte mod Fredensvej: Det ser ikke særligt godt ud op mod nr. 74.
Der er samlet en god stak grene ind af beboere, som kommunen sørger for bliver kørt væk. Der mangler p.t.  det sidste stykke op mod Peter.

Læbælte mod Søndermarken: Læbæltet er blevet beskåret mindre pænt, og der skal ryddes en del op.  Jean-Paul mener ikke det er overskueligt for grundejerne. Peter foreslår at der samles et oprydningshold, ligesom han tager en snak med kontaktpersonen hos kommunens anlægsafdeling.

4. Mødedatoer
Peter foreslår bestyrelsesmøde én gang i kvartalet.
Der blev vedtaget flg. datoer:
Tirsdag d. 6. september 2011 hos John i nr. 27
Tirsdag d. 10. januar 2012 hos Ulrik i nr. 78
Tirsdag d. 24. april 2012 – Generalforsamling med møde umiddelbart inden.

5. Vedtægter
Ulrik kommer med et udkast til opdatering på næste møde.

6. Regnskab/kontingent
Der mangler p.t. 5 indbetalinger fra 2010, og fra 2011 er det ca. 16.
Jean-Paul rykker folk uden gebyr, men med angivelse af ny betalingsfrist.
Overholdes denne ikke opkræves et gebyr på kr. 50,- for forsinket indbetaling.
Der snakkes om, at vedtage procedurer for restancer på næste generalforsamling.

Det blev vedtaget, at bestyrelsen går rundt til hver enkelt husstand for at indsamle navn, adresse, telefonnummer og mail.
Herefter indtastes det i en database, således at man dels kan sende meddelelser elektronisk ud til medlemmerne. Derudover vil indkaldelsen til generalforsamlingen hvert år blive lavet personligt, således af den også indeholde folks oplysninger, så de kan meddele hvis der er sket ændringer siden sidst.

7. Hjemmeside
Referater og nyheder vil fremover kun blive offentliggjort på grundejerforeningens hjemmeside.
Der vil dog i en overgangsperiode stadig blive opkrævet kontingent i ved omdeling af sedler til medlemmernes postkasser.

Ulrik opretter en mailgruppe som bestyrelsen kan bruge til at kommunikere internt.
Når han har modtaget alle bestyrelsesmedlemmers emailadresser, opretter han listen og fremsender en kort brugsvejledning.

Ulrik og Jean-Paul snakker sammen om en større opdatering af hjemmesiden.
Jean-Paul  foreslår at der skal tages nogle billeder ned af stamvejen på de forskellige årstider, der så kan bruges på forsiden, så der sker noget på hjemmesiden.

Ulrik opfordrer formanden til at skrive en lille mail til ham og resten af bestyrelsen, når han har snakket med folk fra kommunen eller andre steder. Det kunne nemlig være interessant at lægge ud på hjemmesiden, så der sker noget på den, og så folk også føler at der sker noget i bestyrelsen.

8. Eventuelt
Det blev luftet på generalforsamlingen, at der skal skiftes nogle træer i vænger på skift.
I år er det vænge 5, der skal skiftes, og vi satser på, at det skal ske til efteråret.
Der opfordres til at tænke over hvilken slags træer det skulle være.